Contexte

 Description sommaire de l’organisation

 UCOP+ est une plateforme nationale qui regroupe les associations des Personnes vivant avec le VIH ; régie par la loi 004 du 20 juillet 2001 régissant les associations sans but lucratif en RDC en vue d’assurer le leadership de la composante société civile de la lutte contre le VIH/sida et coordonner les activités de toutes les organisations des personnes vivant avec le VIH de la RDC pour l’amélioration de la qualité de leur vie.

Historique et résumé du projet

 Depuis plus d’une décennie, UCOP+ est sous récipiendaire (SR) du Fonds Mondial. Pour le nouveau modèle de financement (NMF3), UCOP+ est SR pour deux types d’activités : (i) Observatoire de l’accès et de la qualité des services VIH/TB, et (ii) Rétention des malades en file active. L’Observatoire a été mis en place au Nord-Kivu avec l’appui de Médecins du Monde France, financé par Initiative 5% dans 13 zones de santé. Juillet 2016, le Fonds Mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, à travers SANRU, a étendu le dispositif de 13 zones de santé à 21 zones de santé. De Janvier 2017 à ce jour, l’Observatoire est opérationnel dans 14 zones de santé de la ville-province de Kinshasa, 10 de Mbuji-Mayi (Kasaï Oriental) et 22 du Nord-Kivu. Le pays ayant bénéficié des fonds additionnels pour lutter contre la COVID-19 (C19RM), l’Observatoire a été étendu dans trois autres villes (Kindu, Kisangani et Matadi).

La gestion financière pour tous ces projets nécessite une équipe solide et efficace ; c’est dans ce cadre que le présent appel d’offre est lancé.

MISSIONS

Sous la responsabilité et l’autorité du Secrétaire Exécutif National, le(la) Chargé(e) de l’Administration et finances est responsable de la bonne tenue des comptes et de l’administration de l’organisation. Il(elle) s’assure de l’application des procédures comptables et fiscales. Il(elle) s’assure également du respect des échéances de clôture des comptes et des différents travaux de contrôlede gestion ou d’audit. Il(elle) travaille en collaboration avec son équipe. Il(elle) organise et supervise les travaux de saisie comptable effectués par l’assistant comptable.

TACHES

• Élaborer les budgets des nouveaux projets en collaboration avec le Secrétaire Exécutif National
• Assurer le suivi des entrées des fonds en provenance des partenaires financiers et assurer que les dépenses soient conformes aux engagements contractuels
• Élaborer les rapports financiers conformes et exacts dans les délais pour les bailleurs de fonds
• Mettre en place un bon système de suivi budgétaire
• Assurer le suivi des dépenses imputées et leur éligibilité par rapport aux budgets et accords avec les bailleurs et partenaires et faire des propositions pertinentes d‘actions correctrices
• Réaliser les opérations de saisie en complémentarité avec l’assistant comptable
• Assurer le contrôle de l’intégration de l’ensemble des données comptables
• Contrôler les flux financiers : états physiques de caisses et des mouvements bancaires
• Préparation des bilans comptables lors de la clôture annuelle et les situations intermédiaires
• Faire les déclarations mensuelles des impôts (INPP, INSS)
• Superviser les membres du personnel sous sa direction : établir les priorités, suivre la performance, réaliser le coaching, assurer la motivation, identifier les besoins de formation et assurer le renforcement des compétences.
• Appuyer le recrutement du personnel de l’association
• Gérer la paie du personnel
• Établir les divers documents RH (documents de fin de contrats,)
• Effectuer les rapprochements et la réconciliation bancaire
• Préparation des travaux d’audit de l’organisation
• Assurer l’actualisation et la mise-en-œuvre des systèmes, des procédures et des politiques transparents de gestion financière, conformément aux normes nationales, internationales et de UCOP+
• Mettre en place un système de contrôle interne des caisses, stocks, du patrimoine et autres biens d’actifs immobilisés
• Établir le bilan de clôture mensuel

PROFIL RECHERCHÉ

Diplôme Université Bac +5 en Sciences Commerciales et financières, économie, comptabilité, gestion financière ou tout diplôme reconnu équivalent

• Au moins 3 ans d’expériences en gestion financière et administrative ou fonctions similaires
• Expérience en gestion financière et budgétaire avec une responsabilité en matière budgétaire et la réconciliation bancaire
• Avoir déjà travaillé avec les bailleurs de fonds comme le FM, les Systèmes des Nations Unies est un atout
• Expérience dans le secteur non gouvernemental
• Expérience dans la gestion fiscale
• Avoir déjà travaillé avec une organisation de la société civile de lutte contre le sida en RDC est un atout
• Capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
• Motivation et volonté, avec capacité de diriger et inspirer le personnel, rigueur et discrétion
• Rigueur et discrétion
• Qualités organisationnelles et managériales
• Maîtrise des logiciels comptables (Tompro et autres)
• Très grande aisance avec Excel et l’outil informatique en général
• Connaissance du français (Atout majeur), Anglais (technique)
• Connaissance du contexte de la lutte contre le VIH en RDC
• Expérience de gestion d’équipe, coaching, et formation

CADRE D’EMPLOI

• CDI Temps plein 40 heures hebdomadaires
• Lieu de travail : Bureaux UCOP+/ Coordination nationale
• Rémunération brute mensuelle

Les dossiers candidats devrons contenir les éléments ci-après :

• Le CV à jour avec 3 personnes de références qui peuvent être contacter pour certifier vos informations ;
• La lettre de motivation signée (maximum 2 pages) ;
• Les copies du diplôme ;
• Certificat d’aptitude physique ;
• Copie de la carte d’identité ;
• Attestation des services rendus ;
• Proposition de salaire

Seul (e.s) les personnes répondant au profil seront contacté(e)s par le jury Les candidatures féminines sont vivement encouragées. (Téléchargez l’offre ici)

Secrétaire Exécutif National

Mr Ange MAVULA NDEKE